In 1996 begonnen we met blozende wangetjes aan het grote bio-avontuur Kievit. Eigen teelt van mooie biologische groenten, verwerken in pakketten, recept erbij en bezorgen maar!  Dat was geweldig. De plantjes in de grond, die stap snapten we wel. Daarna de groente oogsten en in een tasje doen en de bezorging, die ging ook keurig en foutloos. Maar daarna, de factuur! Zelfs dat lukte nog, met pakweg honderd klanten. Het bleef echter niet bij honderd. Als snel waren het er drie keer zo veel, en dan? Een hele uitdaging, want dat doe je niet even met wat telwerk op een kladje. Dus naast het hart en de handen, moest ook het hoofd in actie komen: Klanten X pakketten = inpakopdrachten, verdeellijsten, routelijsten, facturen, incassobatch. En het werd nog ingewikkelder met meer pakketten, meer inpakdagen.

Eén groot logistiek circus dus. Dat hou je niet bij met zelfbeschreven lijstjes. Om dit allemaal mogelijk te maken ben ik al snel gaan experimenteren in Excel. Niet bepaald liefde op het eerste gezicht, werken op de pc, maar het moest. Het kwam al snel goed, dankzij Excel, het onvolprezen rekenprogramma. Het zelfontwikkelde klantenbestand leverde een matrix van getallen en routes en dat bracht weer een stroom van opdrachten en logistieke stappen en kruiscontroles voort. Van order naar de teler of oogstbon tot je gemailde factuur aan toe. Bedachten we wat nieuws? Dan was dat vervolgens een avondje Excellen en we hadden weer een toepassing. De ‘Zwarte lijst’ bijvoorbeeld. Of al die andere speciale regelingen. Het resulteerde in een enorm Excel-gebouw. We hadden het ook behoorlijk beveiligd. Als je per ongeluk iets sloopte in Excel, dan verkleurde je scherm met ERROR, omdat alle dwarsverbanden weer kruiscontroles hadden. Dankzij Excel was het mogelijk om uit de armoede-val van het kleine bedrijf te komen en zijn we altijd flink doorontwikkeld.

Toch kregen we vaak commentaar van deskundigen. ‘Jullie gebruiken Excel anders dan waar het voor bedoeld is’ en dan werd er afkeurend met het hoofd geschud. Alsof je de manege komt binnen gedraafd op je beste schaap. Of aardappels schrabt met je Friese doorloper. Mijn idee is, het is toch ook allemaal het proberen waard. Kievit is toch hoe je ook wend of keert: een logistieke uitvinding. En we doen 26 jaar na dato nog fris en (bio)fruitig mee in de vaart der volkeren. Toch kwam er langzaam wat sleet in ons Excelbouwwerk, deels omdat er niet goed op wordt doorontwikkeld door de techreuzen en deels ook omdat een webshop alleen met omslachtige omwegen nog goed te koppelen is. Dus nu, na bijna een kwart eeuw van hoofdschuddende experts te hebben weerstaan, zijn we om. Deze week is het begin van het einde van Excel in onze klantadministratie. We zijn al meer dan een jaar bezig om met een paar slimme koppen het logistieke circus om te bouwen naar een webbased systeem. Bij hun kwam de rook uit de oren, maar het is gelukt. En vreest niet beste Kievitklanten, met één druk op de knop kunnen wij terug naar Excel. Dat was een functie-vereiste. Met één druk op de knop komen alle data er weer uit. In Excel. Voor jonge ondernemers onder ons, de wijze les: luister goed, maar wees ook eigenwijs. Mogelijk dat je iets nieuws in de wereld zet.

 * de foto is er eentje uit de hele oude doos…. zo vaak wordt de dagelijkse arbeid niet gekiekt!